Mengenal Manfaat dan Cara Pembuatan SOP yang Baik

 

Bayangkan apa yang terjadi pada sebuah perusahaan ketika masing – masing karyawannya tidak tahu apa yang harus dilakukannya. Contohnya seorang HRD setelah merekrut karyawan baru dan langsung menyuruhnya untuk bertugas.

Tentu saja jawabannya adalah banyak sekali pekerjaan – pekerjaan dari karyawannya yang kurang pas bagi perusahaan. Bahkan tidak memungkinkan banyak hal yang seharusnya dikerjakan olehnya tetapi terlewat, sehingga bisa membahayakan bagaimana perusahaan dalam mencapai targetnya.

Karyawan tersebut harus memiliki sebuah pedoman atau panduan apa saja yang harus dilakukannya ketika bertugas, apakah seorang kasir perlu menyapa pembeli setiap kali ada pembeli memasuki toko, apakah perlu mengingatkan pembeli tentang produk tertentu, dan sebagainya.

Petunjuk tersebut penting karena tidak semua orang memiliki pemahaman atau pemaknaan sama terhadap suatu pekerjaan. Contohnya ketika menerima suplai dari distributor, harusnya tidak langsung menerima dan memasukkannya ke gudang terlebih dahulu.

Minimal melakukan cek awal, seperti jumlah barangnya, merek, tanggal kadaluarsa, bukti pengiriman, dan berbagai hal lainnya. Apabila tidak ada informasi ini, karyawan bisa saja langsung memasukkannya ke dalam gudang dan menganggap proses tadi sudah dilalui.

Pedoman untuk menyelaraskan pekerjaan dan kegiatan tersebut dinamakan sebagai SOP (Standar Operasional Prosedur). Sehingga antar masing – masing karyawan bisa berperan secara maksimal dalam mencapai tujuan dari perusahaannya.

Pengertian SOP (Standar Operasional Prosedur) Bagi Perusahaan

Agar sebuah perusahaan bisa mencapai tujuan, perlu adanya konsistensi dan kesamaan langkah dari para karyawannya. Namun di sisi lain, karyawannya juga memiliki latar belakang, pengalaman, pemahaman, dan keterampilan yang berbeda – beda.

Untuk bisa menyeragamkan atau menyamakan gerak menuju visi perusahaan, maka diperlukanlah panduan teknis. Apa yang harus dikerjakan, di mana mengerjakannya, siapa bertanggung jawab atas pekerjaan tersebut, dan bagaimana sistem kerjanya.

Panduan menyelaraskan gerak tersebut dikenal sebagai SOP (Standar Operasional Prosedur), artinya setiap karyawan wajib mengikuti pedoman tersebut ketika bekerja. Dengan adanya SOP berbagai latar belakang berbeda tidak lagi menjadi kendala dalam menggerakkan SDM.

Perusahaan tidak hanya memiliki satu standar operasional prosedur saja, tetapi tiap divisi atau jenis pekerjaan memiliki standar operasional prosedurnya sendiri. Tujuannya agar setiap jenis pekerjaan bisa terminimalisir potensi kesalahannya.

Pedoman tersebut tidak hanya sekedar himbauan, tetapi masuk ke aturan yang harus dipatuhi oleh setiap karyawannya. Karena apabila tidak dijalankan secara konsisten bisa berdampak pada keberlangsungan perusahaannya.

Contohnya ketika seorang penerima barang, lupa atau tidak menjalankan pengecekan terlebih dahulu dari distributor, bisa jadi barang yang dikirimkan salah atau tidak berkualitas baik. Apabila ini terjadi, tentu jumlah kerugian perusahaan sangat besar sekali.

Sehingga SOP adalah rangkuman terhadap proses kerja dan petunjuk teknis yang harus dilakukan oleh karyawan dalam menjalankan pekerjaannya. Fungsinya adalah menjaga konsistensi dalam pekerjaan, pelayanan, dan produksi pada perusahaan.

Manfaat Perusahaan Memiliki SOP yang Baik

Sebagai bentuk menjaga kualitas dan penyeragaman gerak mencapai visi perusahaan, SOP memiliki beberapa manfaat. Terlebih apabila disusun secara baik dan terstruktur, tidak hanya mencapai pemenuhan visi saja, tetapi juga mempermudah evaluasi.

1.      Memudahkan Karyawan Mengenali Perannya

Setiap orang baru masuk atau terdapat perubahan posisi pada perusahaan, pastinya masih kebingungan tentang apa pekerjaan dan perannya. Bagaimana batas – batasan pekerjaan, kewenangan, dan apa saja keharusan dalam bekerjanya, tidak diketahui.

Apabila karyawannya tersebut harus belajar dari awal, tentu akan menyusahkan orang lain dalam satu tim. Adanya pedoman teknis bisa mempercepat karyawannya untuk memahami perannya dan bekerja lebih produktif.

2.      Meminimalisir Proses Adaptasi

Pekerjaan baru atau proyek baru tentu memerlukan upaya adaptasi, ditambah lagi anggota timnya belum tentu pernah berpengalaman menjalankan proyek tersebut. Perlu waktu beradaptasi agar pekerjaannya bisa berjalan secara optimal.

Normalnya adaptasi memerlukan waktu lama, bahkan trial and error sebelum akhirnya bisa menjalankan pekerjaannya lebih efisien. Adanya aturan tertulis tentang prosedur teknis dari setiap pekerjaan dalam proyek memangkas waktu adaptasi.

3.      Efisiensi dalam Bekerja dan Evaluasi

Dalam beberapa divisi tentu ada pekerjaan – pekerjaan yang saling bersinggungan atau serupa. Contohnya antara penerima tamu dan petugas gudang, keduanya akan bersinggungan pada saat menyambut kedatangan distributor untuk perusahaan.

Apabila tidak ada aturan mengenai pekerjaan – pekerjaan bersinggungan tersebut bisa jadi tidak terkerjakan (karena masing – masing divisi berasumsi bukan bagian pekerjaannya) atau dikerjakan dobel (kurang efisien SDM).

Adanya aturan tersebut memastikan tidak ada pekerjaan terlewat dan menegaskan siapa bertanggung jawab terhadap pekerjaan tertentu. Sehingga ketika ada kelalaian, manajer bisa memeriksa bagian tersebut dikerjakan oleh divisi mana, mudah melacak dan evaluasinya.

Langkah Pembuatan Standar Operasional Prosedur

Membuat SOP tidaklah mudah, butuh keterampilan, kepekaan, dan koordinasi berbagai divisi agar bisa menyusun aturan yang tepat dan baik. Pastinya dalam menyusun SOPnya harus sesuai dengan karakteristik perusahaan agar lebih aplikatif.

1.      Memahami Batasan Pekerjaan dan Peran Masing – Masing Divisi

Sebelum mengarah pada standar operasional prosedur, harus melihat terlebih dahulu ke jauh sebelumnya, yaitu bagaimana sebuah divisi terbentuk. Pembentukannya dari membagi berbagai pekerjaan kemudian mengelompokkan yang sejenis.

Perlu diketahui tentu ada beberapa bagian pekerjaan saling bersinggungan, pada bagian – bagian ini penting ditegaskan bagaimana peran dan petunjuk teknis pekerjaannya. Memahami batasan pekerjaan bisa meminimalisir terlewatnya bagian ini.

2.      Membentuk Tim Penyusun

Proses penyusunannya tidak bisa hanya mengandalkan satu divisi saja, karena pembuatannya cukup kompleks. Ada baiknya dibentuk tim khusus dari berbagai divisi agar lebih jelas terkait masing = masing pekerjaannya. Karena yang memahaminya adalah divisi itu sendiri.

Mendapatkan masukan dari berbagai divisi mampu memastikan tidak ada bidang pekerjaan terlewat, selain itu pasti lebih memudahkan untuk menyusun berbagai petunjuk teknis dan ukuran – ukurannya. Mengingat data adalah kunci penting menyusun sebuah SOP.

3.      Menuliskan SOPnya

Setelah menyelesaikan hasil diskusi dan berdialog bagian mana saja yang penting untuk memastikan visi perusahaan dapat tercapai tinggal menuliskannya saja. Penulisan tersebut menjadi tanda bahwa aturannya sudah bisa diimplementasikan.

Hambatan dan Tantangan SOP Perusahaan

Meskipun sudah direncanakan, dirumuskan, dan ditetapkan secara hati – hati terkadang dalam proses penyusunannya maupun penerapannya memiliki hambatan dan tantangan tersendiri. Tidak jarang banyak penolakan dan akhirnya SOPnya tidak dijalankan secara maksimal.

1.      Prosedurnya Membuat Pekerjaan Semakin Rumit

Terkadang antara manajer dan tim lapangan berbeda pandangan tentang pekerjaan, bahkan tidak jarang pekerja merasa aturannya memberatkan atau kurang efisien. Apabila hal ini terjadi, lebih baik mendiskusikannya kembali bersama pekerjanya dan menyusun penyesuaiannya.

2.      Kurang Komunikatif Dalam Menyampaikan

Tidak jarang manajer karena banyak kesibukan kurang memperhatikan bawahannya dan hanya memberikan arahan atau menyuruh mempelajarinya secara mandiri. Sementara bawahannya belum tentu bisa memahami berbagai prosedur tersebut secara utuh.

3.      Terlalu Toleran dan Kurang Pengawasan

Berangkat dari anggapan bahwa SOPnya kurang efisien banyak orang mulai mengabaikannya. Tanpa adanya tindakan tegas atau terlalu toleran membuat SOPnya tidak efektif dalam menyelaraskan gerak para karyawannya.

Mencapai target perusahaan harus dilalui dengan cara kesamaan gerak masing – masing karyawannya. Kesamaan gerak tersebut selain memudahkan mencapai visi perusahaan juga menjaga konsistensi dalam pelayanan atau pembuatan produk dari perusahaannya.

Deskripsi: Bayangkan apa yang terjadi pada sebuah perusahaan ketika masing – masing karyawannya tidak tahu apa yang harus dilakukannya.

Bagikan Artikel ini